会议材料归档规定
发布时间:2017-03-30 浏览次数:

会议材料归档规定

(摘自《铜陵学院会议管理暂行规定》)

1、应归档的会议材料包括,全部纸质及电子的会议记录、会议纪要、会议讨论、研究等事项及学习材料等附件。

重要会议,如党代会等,还应包括会议请示批复、会议通知、代表名册、工作报告、会议发言(讲话稿)、主持词、会议决议草案、会议决议、会议纪要、会议照片、会议指南、会议议程、代表团或分组讨论记录、会议新闻报道等全套材料及其重要材料的电子版。

2、会议记录材料一会一装订。装订顺序是:会议记录,会议讨论、研究等事项及学习材料等附件,会议纪要或会议决定。会议照片、会议电子文档单独存放。(会议记录尽量使用活页记录纸记录,以便一会一装订)

4、作为校级归档的重要会议主要包括:党委会、校长办公会、党团学代会、教代会工代会及其执委会、党委理论中心组学习会、教学工作会议、科研工作会议、人才工作会议、学位审定会议等常规性重要会议,党员干部专题教育活动的系列会议,重要视察、检查、考核评估验收等重要会议,校领导临时召开的重要会议,涉及师生员工组织发展、评优评奖等重要内容的部门、院部、党支部部分重要会议,等等。

5、校级归档责任单位:会议主办单位(组织者)。

6、归档时间:次年度3月底前,或遵照学校档案馆相关规定;一年一次的重要会议可在会议结束后及时归档档案馆保存。

7、移交会议材料归档,必须内容准确、材料完整系统成套、清单明细、交接签字手续完备。

8、其它未为作校级归档的会议全套材料,由部门、院部存档备查,保存时间不少于5年;工作人员岗位变动时,主动交接清楚。

9、校领导(及代表校领导或代表学校)参加外单位重要会议的重点材料,应当主动及时完整地送办公室机要信息科登记,纳入收文管理。