铜陵学院毕业生档案转递暂行规定
发布时间:2018-03-08 浏览次数:

 

为切实做好我校毕业生档案管理和转递工作,根据省教育厅等上级部门相关文件精神,特制定本规定。

第一条 本规定所述毕业生是指:我校计划内招收的全日制学生,按规定完成学业取得毕业资格,且已办清离校手续的毕业生。

第二条 毕业生档案专人负责。毕业生档案转递工作由校毕业生就业指导中心(以下简称“中心”)专人负责。毕业生档案转递工作专职人员要坚持原则、尽职尽守、耐心细致、热情接待、周到服务。

第三条 根据工作需要和相关规定,毕业生档案转递可采取以下方式:

(一)EMS邮寄。应届毕业生档案一般以邮政EMS高校毕业生档案特快专递形式寄出。

(二)机要渠道。特殊情况下,可以根据单位要求通过机要形式寄出。

(三)专人调档。凭调档函和单位介绍信,毕业生档案接收单位可派专人来校调档。

(四)档案自带。如档案接收单位要求或同意毕业生自带档案至档案接收部门,凭单位调档函和本人证件到中心办理登记手续,中心密封后交由毕业生本人自带档案至单位。

(五)委托调档。为确保档案安全,保障毕业生就业权益,一般情况下不允许毕业生委托他人随身携带档案至接收单位。如有特殊情况,需提供委托人与被委托人双方证件、委托人签字授权的委托书、单位同意档案自带的调档函等材料,严格履行委托调档手续。

第四条 毕业生档案转递凭证。一般情况下,毕业生可凭档案接收单位出具的调档函、接收函等凭证申请办理档案转递手续。应届毕业生就业单位或其上级主管部门可以接收毕业生档案的,可凭手续完备的就业协议书转递档案;考取公务员、事业单位、研究生的,可凭调档函、录用通知等转递档案;特殊情况下,可凭具有公信力的文件或其他凭证申请转递档案。

第五条 毕业生档案转递去向。应届毕业生在集中派遣时有具体就业单位接收保管档案的,档案转递至就业单位(单位应具有档案保管权限)或就业单位所在地档案管理部门。应届毕业生在集中派遣时无具体就业单位接收保管档案的,档案转递至入学前户口所在地的市、县(区)级人力资源和社会保障局等档案管理部门。

第六条 暂缓转寄办理程序。应届毕业生档案在毕业时一次性寄出,学校一般不予继续保管。因特殊原因(如,公务员、事业单位政审)确需将档案暂缓寄出的,须由毕业生本人书面申请,并经学校毕业生就业指导中心审核同意后,学校暂时代为保管,保管期一年。一年保管期满后,毕业生需主动联系中心办理档案转递手续。如毕业生未按时办理档案转递手续且不与学校联系,中心届时将其档案转至指定档案管理机构,或转至毕业生入学前户口所在地的市、县(区)级档案管理部门。

第七条 在保管期内,如毕业生要求办理档案转递手续,按下述程序办理:

(一)提供个人身份证明;

(二)如毕业生要求将档案转至原接收单位,须提出书面申请。中心按照原接收单位在一周内将其档案寄出;

(三)如毕业生要求档案转递至新接收单位,须提供新就业单位《调档函》(单位无档案保管权限的,须由单位所在地档案管理部门出具《调档函》),中心在一周内将其档案寄往调档单位。

第八条 退回档案登记管理。毕业生档案寄出后因各种原因被档案接收单位退回的,由毕业生就业指导中心接收登记后暂时代为保管,并根据毕业生就业情况及档案接收单位意见等具体处理。

第九条 提前调档办理程序。应届毕业生档案在毕业前需归档整理,故一般不予提前调档。如因特殊原因(如考研录取、公务员或机关事业单位录用等)确需提前调档,可凭调档函等正式函件提出申请,经毕业班辅导员及所在学院同意,中心审核后办理。毕业离校时已提前将档案转至考研学校、就业单位,或其他人事机构委托代理(保管)的,其档案的保管及转递工作由上述学校、单位、机构具体负责,中心不再负责办理。

第十条 本规定自下发之日起执行,由校毕业生就业指导中心负责解释。