各有关部门：
现将《铜陵学院基建项目档案管理工作暂行办法》印发给你们，请认真遵照执行。
2012年9月24日
铜陵学院基建项目档案管理工作暂行办法
第一条 为了进一步规范基建项目档案工作，确保项目档案资料的齐全完整准确系统安全，根据《中华人民共和国档案法》、建设部《建设工程文件归档整理规范》、国家发改委和国家档案局《重大建设项目档案验收办法》和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等国家有关法规，结合学院情况，制定本办法。
第二条 基建项目档案(以下简称基建档案)是指在整个基建项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、有保存价值应当归档保存的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像、电子材料等不同形式与载体的历史记录，是基建项目建设的真实记录，是项目投入使用后进行维修、管理、改建、扩建等工作的重要依据，是建设项目存在和延续的核心资源。
第三条 基建项目档案工作坚持“同等重要、同步建设、同步验收”原则。
基建项目档案工作是项目建设工作的重要组成部分，要纳入到项目建设任务与工作目标之中，纳入到项目建设管理职责之中，要与项目建设同步进行。在下达项目计划和检查项目进度时，同步做好项目档案工作的布置与检查要求；项目文件的收集、整理归档和项目档案的验收与工程项目的立项准备、勘察设计、建设施工和竣工验收同步进行。
第四条 学院基建档案是学院及国家的重要信息资源和宝贵财富，基建项目竣工验收后项目档案限期归档，移交学院档案馆和铜陵市城建档案馆集中统一保管，保障后期生产(使用)管理、维护、改扩建需要。
第五条 实行协同合作管理。
学院基建办，全程统筹组织基建项目档案工作。
学院档案馆，会同基建办，负责监督、检查和指导基建项目档案工作，接收、保管、开发利用项目档案资源。
勘察、设计、监理、施工等参建单位，在各自职责范围内的负责搞好建设项目文件材料的形成、积累、整理、归档和保管工作。
学院审计处和财务处，在相应环节监督控制项目档案完成情况。
第六条 实行合同管理与项目管理。
全面纳入合同管理。与参建各方签订合同、协议时，学院基建办应将项目文件的收集、整理归档以及套数、费用、质量要求和违约责任等纳入合同或协议的专项条款中加以明确约定。
全面纳入项目管理。认真履行项目管理工作职责，实行项目档案工作领导责任制及甲方代表等相关人员岗位责任制。学院基建办、施工与监理等参建单位项目部应有一位负责人分管项目档案资料工作，并建立与项目工程档案资料工作任务相适应的管理机构，或配备指定项目档案资料管理人员，制定管理制度，统一管理建设项目的档案资料。项目建设过程中要有能保证项目档案资料安全保管条件，做到防潮、防火、防光、防盗、防虫、防鼠、防有害气体。
第七条 实行同步管理、质量管理与经济管理。
基建项目档案资料工作要与项目建设进程同步。项目立项和签订合同时，基建办应开始布置和落实项目管理文件和技术文件资料的积累、整理、保管等工作职责；开展质量检查、安全检查、工期检查时，应当同步检查项目档案资料工作；项目竣工验收前，完成前期工作的设计、施工、监理技术资料整理和预验收工作；工程决算审核审计完毕时，完成工程决算资料的归档和验收工作。
基建文件材料整理立卷具体参照《建设工程文件归档整理规范》执行。
施工单位等参建单位自查。项目竣工档案编制完毕，施工单位等参建单位先对文件的完整、准确情况和案卷质量进行认真全面自查，编制档案移交清册，然后提交项目监理单位审查。
监理单位审查。项目监理单位全面负责监督、检查项目建设中施工等单位各类文件及载体的收集、积累和完整准确系统情况，审查中若有不合格的，提出整改意见，退回限期整改，直至合格后签署审查意见并签字认可，审查中应当对照工程变更资料，对项目竣工图逐张审核，履行签字手续，并提交一份工程项目技术文件质量审核报告。
重点建设工程档案不少于两套，一套（原件）移交学院档案馆保管，一套由学院基建办组织施工等单位移交铜陵市城建档案馆。移交铜陵市城建档案馆的清单应当随全套项目档案移交学院档案馆保存。
监理单位、基建办将项目归档文件材料不齐全、不完整、内容不实以及质量不符合档案管理要求、未按要求及时整理的视为工程质量及合同履行问题，在项目竣工验收和工程结算时加以控制，督促相关参建单位整改，整改后仍然达不到要求的，扣除工程款2%作为保留金，作为继续完善项目档案的费用；审计处、财务处对未完成项目档案工作的，不予审计，不予结算工程合同尾款。
第八条 实行预验收管理。
在项目竣工验收前，基建办组织开展项目档案预验收工作，全面贯彻落实国家《重大建设项目档案验收办法》，“项目档案验收不合格的项目，由项目档案验收组织单位提出整改意见，要求项目建设单位（法人）在项目竣工验收前对存在问题限期整改，并进行复查。复查后仍不合格的，不得进行项目竣工验收”，使项目档案验收成为项目竣工验收中必备的重要环节。
第九条 学院档案馆参加基建工程项目竣工验收活动，会同学院基建办对应归档的项目档案文件材料加以审查，签署意见。
第十条 实行限时归档管理。
基建项目竣工验收通过后3个月内，学院基建办组织相关单位和人员将项目技术档案整理完毕分别按规范移交铜陵市城市建设档案馆和学院档案馆。
经过沟通督促后仍不能完成归档的，学院档案馆应及时报告学院分管领导，书面通报学院审计处、财务处。
第十一条 本办法由基建办、院档案馆负责解释。
第十二条 本办法自发布之日起执行。